Czy możesz przetwarzać prywatny numer telefonu lub mail swojego pracownika? 

Tak? Nie? A może słynne to zależy? 

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, że musiałeś wykorzystać prywatny numer telefonu lub mail swojego pracownika? 

Zapewne tak, a jeśli nie to taka sytuacja może się przydarzyć, szczególnie w krytycznych sytuacjach związanych z np. ciągłością działania czy bezpieczeństwa informacji. W końcu incydenty zdarzają się nie tylko od 8-16, kiedy jesteśmy w siedzibie firmy. Zdarza się, że jako pracodawca musisz nawiązać kontakt z pracownikiem poza standardowymi kanałami służbowymi. Zdarza się, że nie wszyscy pracownicy, których zatrudniasz mają w danym momencie dostęp do sprzętów służbowych jak telefon, laptop czy mail służbowy.  

Pojawia się więc pytanie, czy w takiej sytuacji można wykorzystać prywatne dane kontaktowe pracownika?  

Odpowiedź brzmi: tak – ale tylko przy spełnieniu określonych warunków, o których więcej opowiem w dalszej części artykułu. 

Na początku zastanówmy się co mówią nam w tym zakresie nasze przepisy. W tym celu musimy przeanalizować Kodeks Pracy. 

Art.  221. [Dane osobowe pracownika] 

„§ 1.  Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 

1) imię (imiona) i nazwisko; 

2) datę urodzenia; 

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 

4) wykształcenie; 

5) kwalifikacje zawodowe; 

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.” 

Zwracamy tutaj uwagę na punkt „3)” dane kontaktowe wskazane przez taką osobę. 

Nie ma obowiązku posiadania telefonu czy też maila przez daną osobę. Każdy sam decyduje o tym, czy chce posiadać telefon czy też nie. Same w sobie przepisy prawa pracy nie przewidują obowiązku udostępniania przez kandydata do pracy swojego prywatnego numeru telefonu, a jeśli już go posiada i postanowi udostępnić w celu szybszego kontaktu, to potencjalny pracodawca może ten prywatny numer telefonu wykorzystać TYLKO w celu rekrutacyjnym. 

Kolejne dane jakie można uzyskać w oparciu o przepisy tego samego artykułu 22 KP to: 

• 3.  Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania; 

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; 

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; 

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. 

Żadne z tych powyższych informacji umocowanych przez Kodeks Pracy nie dają uprawnienia do przetwarzania prywatnego numeru telefonu pracownika w celach służbowego kontaktu. 

Ale mamy również w KP zapis dotyczący zgody. 

„Art.  221a. [Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych; ochrona danych osobowych pracowników] 

•   1.  Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.
• 2.  Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.”

Z pomocą w wyjaśnieniu tej kwestii przychodzi nam również stanowisko UODO. 

Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnił, że pracodawca nie ma prawa wykorzystywać danych kontaktowych pozyskanych na etapie rekrutacji – takich jak prywatny adres e-mail czy numer telefonu komórkowego – do celów służbowych, jeśli nie uzyskał na to wyraźnej zgody pracownika.  

Kodeks pracy nie wskazuje konkretnie prywatnego adresu poczty elektronicznej czy prywatnego numeru telefony jako dane, które są pozyskiwane przez pracodawcę od pracownika. A więc to czy pracownik poda swój prywatny numer telefonu czy też mail pozostaje całkowicie dobrowolne i służy tylko do spełnienia celu przetwarzania danych jakim jest rekrutacja. 

Aby w celach służbowych wykorzystywać prywatny numer telefonu pracownika, czy podany przez niego mail – pracodawca musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną i określającą zasady kontaktu – np. w godzinach pracy 8-16 lub w nagłych wypadkach, które są odpowiednio umotywowane). Oczywiście taka zgoda musi spełniać wszelkie przesłanki zgody RODO, które wynikają z art. 7.- czyli w skrócie zgoda musi być dobrowolna i jednocześnie pracownik bez wyciągania wobec niego konsekwencji (Art.  221a § 2. KP) w dowolnym momencie udzieloną zgodę może wycofać i wtenczas nie będzie już można korzystać tego sposobu kontaktu w celach służbowych. 

ALE – czy zawsze taka zgoda jest wymagana? 

W KP mamy również zapis w artykule Art.  221. [Dane osobowe pracownika] 

„§ 4.  Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.” 

A więc czy pracodawca zawsze potrzebuje zgody pracownika na wykorzystanie jego prywatnego numeru telefonu? 

Odpowiedź: Nie zawsze 

Zgodnie bowiem z powyższym artykułem KP pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w art. Art.  221. „§ 1 i 3 (imię, nazwisko, PESEL, nr konta bankowego, wykształcenie itd.) gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. 

Przykładową sytuacją są tutaj PPK – czyli Pracownicze Plany Kapitałowe, gdzie z godnie z art. 2 ust. 1 pkt 3)  

„3) dane identyfikujące uczestnika PPK – imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.” 

ustawy o PPK pracodawca jest zobowiązany do przekazania takich danych osobowych jak adres poczty elektronicznej czy numer telefonu pracownika BEZ WYRAŻENIA JEGO ZGODY do wybranej instytucji finansowej, oczywiście o ile taki pracownik te dane udostępni. 

W zakresie RODO przesłanką legalizującą jest tutaj art. 6 ust. 1 lit. c – „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.” 

Oczywiście przekazane w ten sposób dane przez pracownika mogą być wykorzystane przez pracodawcę TYLKO w celu przekazania ich do odpowiedniej instytucji finansowej. 

A więc na pytanie z początku artykułu „Czy możesz przetwarzać prywatny numer telefonu lub mail swojego pracownika?” odpowiedź brzmi następująco: 

Tak, ale pod pewnymi warunkami, które musisz spełnić. Aby legalnie wykorzystywać jako pracodawca prywatny numer telefonu czy też mail pracowników w celach służbowych musisz uzyskać od nich na to pisemną zgodę z określeniem warunków kontaktu. Jeśli Twój pracownik korzysta np. z PPK to możesz przetwarzać te dane TYLKO w określonym celu przekazania ich do instytucji finansowej – w tym przypadku zgoda nie jest konieczna. 

Źródła: 

Kodeks pracy – KP – Dz.U.2025.277 t.j. – OpenLEX 

Pracownicze plany kapitałowe. – Dz.U.2024.427 t.j. – OpenLEX 

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) 

Aktualności – UODO